Planificar

Es increbible la cantidad de gente con la que me encuentro que no cree en los planes. Piensan que un plan es, en el mejor de los casos, una arrogante suposición de lo que ocurrirá en el futuro. Creen que todos los planes fallan, que siempre se exceden los presupuestos, que nunca se cumplen los plazos…

En general estas percepciones negativas sobre las planificaciones vienen provocadas por una sola cosa: Porque en el pasado, ellos mismos u otros en su entorno crearon un plan y vieron como no se cumplía una sola de las suposiciones que usaron. Cuando el proyecto terminó, miraron el diagrama de Gantt que seguía colgado de la pared del Director de Proyecto y rieron por lo bajo pensando “que iluso”…

Sin embargo, pocos llegan a comprender que el problema de los planes es que están vivos, que cambian, que hay que trabajar en ellos y mantenerlos actualizados. El error que cometió el Director de Proyecto fue realizar un bonito diagrama de Gantt, imprimirlo y colgarlo en la pared…Sin comprender que el diagrama debe actualizarse casi a diario, y que la primera definición del plan sólo debe tenerse en cuenta como linea base para determinar, a posteriori, las desviaciones que han tenido lugar, analizarlas e incluirlas en el lessons learned de la empresa y del propio gestor.

Como dice un proverbio americano, “Si no tienes un plan propio, formarás parte del plan de otro”. Sin una planificación como herramienta no es posible conocer las metas, saber si se están cumpliendo los objetivos. Nos exponemos a ir dando tumbos de esfuerzo en esfuerzo sin lograr nada y sin comprender qué es exactament lo que está yendo mal. Nos cuesta más identificar los riesgos y las oportunidades, y con ello diseñar acciones encaminadas a reducir los primeros y maximizar las segundas. Y sobre todo, no es posible llevar un control de nuestro progreso, porque no tenemos nada con lo que compararlo.

Generalmente, para que un inversor decida apostar por una iniciativa es necesario un plan de negocio convincente, que como su propio nombre indica es una planificación. Posteriormente, ese plan de negocios se utilizará para determinar si se están cumpliendo los objetivos y, en caso de que no sea así, qué es exactamente lo que está fallando: ¿Las ventas no son suficientes? ¿Los márgenes no son adecuados? ¿Los costes son excesivos? No creo que ningún libro sobre la creación de empresas aconseje al emprendedor lanzarse a la aventura sin un plan de negocio…

Las empresas hacen presupuestos, que no son otra cosa que planes (como dijo un Director al que conocí en una reunión memorable, si fueran una certeza se llamarían porsupuestos). Pero posteriormente se efectua un control presupuestario para detectar si se están produciendo desviaciones y, en ese caso, diseñar acciones correctivas o dotar de mayor presupuesto a aquellas partidas que lo requieran. Nadie pone en duda este funcionamiento.

Y sin embargo la gente sigue embarcándose en todo tipo de proyectos – personales, profesionales, económicos – sin un plan detallado, trabajado y contrastado.

Así que ese es mi consejo y mi certeza: Si quereis organizar mejor vuestro tiempo, cambiar de trabajo, aprender una nueva disciplina, crear vuestra propia empresa… Lo primero que necesitáis es un plan.