La cultura de Proyectos en la empresa

Comentaba hace unas semanas las ventajas que la Gestión de Proyectos tiene para la empresa, y finalizaba el artículo preguntándo por qué la función tiene tan mala fama en algunos entornos.
Y es cierto: En muchos casos, la percepción que se tiene de la Gestión de Proyectos es:

• Excesivo control
• Fuente de papeleo y burocracia
• Coarta la creatividad
• Las planificaciones nunca se cumplen
• Los presupuestos siempre se exceden
• El efecto “iso9000″ (es lo que debería hacerse, pero no lo que se hace)

Generalmente, estas impresiones vienen provocadas por malas experiencias anteriores en la implementacion de un sistema de gestión de proyectos (ya avancé algo sobre esto cuando hablé de planificar, perdonadme si hoy me repito un poco). Son demasiados los casos en los que se escoje a una persona al azar (el “Jefe de Proyectos Accidental”), se cuelga una planificación de la pared y, varios meses después, todo el mundo empieza a preguntarse cómo ha podido salir todo tan mal. Recuerdo aquel ciclo de proyecto en clave de humor que circuló por Internet:

1. Inicio del proyecto
2. Entusiasmo
3. Desilusión
4. Caos
5. Busqueda de culpables
6. Acusación del inocente
7. Promoción de los que no participaron

En demasiadas ocasiones, se ha dotado al Jefe de Proyecto de mucha responsabilidad pero no se le ha dado la autoridad necesaria, o bien no se le ha prestado apoyo puntual para reforzar dicha autoridad.

En otros casos, la falta de formación específica en la materia hace que el rendimiento de la gestión de proyectos sea en general pobre, por lo que la responsabilidad real se delega en los Gerentes “de línea” y luego se confía en que, de alguna manera, se pongan de acuerdo y trabajen en equipo (puedo oir vuestras risas desde aquí, lo se, lo se… ). A veces la empresa confía en formar únicamente al Jefe de Proyectos y esperar que él lo solucione todo, cuando en realidad es necesaria una cultura global de proyectos en la empresa para que la función alcance su máximo rendimiento.

Por último, hay que entender que la Gestión de Proyectos involucra un elemento de control, y el control tiene un aspecto “humano” negativo: Puede ser percibido como una falta de libertad, una injerencia en los asuntos de uno o incluso una “acusación” cuando se producen desviaciones.

Así pues, si llegaís a la conclusión de que vuestra empresa, por su tipo de actividad, necesita implantar un modelo de trabajo basado en proyectos, hay varias cosas que deberíais plantearos:

1. Comprometete a instaurar una cultura de Gestión de Proyectos. Marca objetivos, hitos, plazos, recursos…Gestiona la instauración de esta cultura como otro proyecto más.
2. Consigue el apoyo público de la Gerencia a la iniciativa.
3. Comunica a todos los niveles tu visión: Haz marketing. Publica los logros y comparte el reconocimiento con todo el equipo.
4. Forma a los Jefes de Proyectos, pero forma también al resto de la organización. Si la empresa no proporciona formación externa, plantéate realizar cursos internos compartiendo la experiencia de las distintas personas que componen la empresa.
5. Establece una metodología común de Gestión de Proyectos y úsala consistentemente en toda la empresa.
6. Asegurate de que todo proyecto relevante tenga un sponsor entre la gerencia de la empresa y sea gestionado según la metodología.
7. Procura que se escoja siempre a la persona adecuada como Jefe de Proyecto (más sobre el Jefe de Proyecto en breve).
8. Obten la autoridad necesaria para los Jefes de Proyecto.
9. Obten el compromiso de todos los implicados a la hora de lanzar los proyectos: Realiza un documento de lanzamiento y haz que todos los implicados lo secunden.
10. Olvidalo, demasiado trabajo…Vete a otra empresa donde ya funcione un sistema de Gestión de Proyectos como Dios manda…