Leí hace poco en Tu Función un interesante artículo sobre los errores que cometen los directores de proyectos informáticos. Eso me recordó, dentro de la línea de artículos sobre Gestión de Proyectos que tengo pensados, que aun tengo pendiente el post sobre la figura del Jefe de Proyecto.
Siempre he pensado que la figura de un Jefe o Gestor de Proyectos se caracteriza por una característica fundamental: Mucha responsabilidad y poca autoridad. Es la persona a la que todos apuntarán con el dedo si el proyecto fracasa, y debe pedir responsabilidades a muchas áreas, departamentos y empleados concretos de la empresa. Sin embargo, rara vez suele tener responsabilidad real sobre dichos recursos (contrataciones, despidos, salarios, bonus, reparto del trabajo)…Esto suele cambiar en las compañías más enfocadas a la gestión de proyectos, donde prevalece una cultura corporativa que apodera (terrible traducción de empowers) totalmente a los Jefes de Proyecto e incluso los hace funcionar como unidades auónomas de negocio…Pero insisto: No suele ser la norma.
La segunda característica que, en mi opinión, mejor define al Jefe de Proyecto es:
Un título, muchas funciones. El Gestor de Proyecto es sobre todo un organizador, pero también tiene que ser un buen comunicador a todos los niveles: Debe comunicar los objetivos, la visión general del proyecto, debe informar al cliente de los avances, debe informar a su empresa del estado del proyecto…Así mismo, debe gestionar económicamente el proyecto como si de una empresa se tratase. Tiene también que desempeñar la función de vendedor (sobre todo en las fases de preventa o en la identificación de nuevas oportunidades de negocio durante el desarrollo o la postventa), y también tiene que ser un auditor de los procesos de la empresa para optimizarlos de cara a la ejecución de los proyectos. Debe ser un buen técnico para comprender los conceptos que gestiona y las implicaciones de cada decisión. Y también tiene que ser un buen formador, tanto del cliente como del equipo…Por encima de todo, un GdP debe ser también un solucionador de problemas.
Viendo el conjunto de responsabilidades, uno se pregunta cuántas habilidades debería desarrollar un buen Jefe de Proyecto. Para mi, debería conocer todas las siguientes y hacerse excelente al menos en dos de ellas:
- El Conjunto general de técnicas de Gestión de Proyectos: Toma de requisitos, definición de proyecto, división en bloques de trabajo, manejo de presupuestos, realización y seguimiento de planificaciones, control de riesgos, reporte, liderazgo…Todas las cosas de las que, poco a poco, espero ir hablando en este blog. Para los que estéis interesados, el PMBOK es un buen principio, y también he comentado alguna vez la existencia de buenos manuales en castellano…
- Técnicas de comunicación y negociación: Como comentábamos anteriormente, el Jefe de Proyecto debe ser un excelente comunicador, y en muchas ocasiones su falta de autoridad real requiere de técnicas de negociación no solo con el cliente, respecto a los términos del proyecto, sino incluso con los propios compañeros en la empresa a la hora de priorizar y distribuir recursos.
- Conocimientos técnicos: Naturalmente, sin un cierto conocimiento técnico de las materias necesarias para la ejecución del proyecto, el Jefe de Proyecto se verá a merced de los técnicos, propios y del cliente: Cuando le den una explicación de por qué no se puede hacer algo, siempre dudará de si no le estarán engañando. No podrá evaluar los riesgos y oportunidades inherentes a la ejecución, ni podrá valorar alternativas.
- Gestión empresarial: Este amplio campo, que engloba desde las finanzas al marketing pasando por la gestión de los recursos humanos, es algo en lo que el Jefe de Proyecto debería ir adentrándose cada vez más, ya que cada proyecto podría ser considerado una micro-empresa, si nos atenemos al significado de la propia palabra empresa (Acción o tarea que entraña dificultad y cuya ejecución requiere decisión y esfuerzo). No en balde la Gestión de Proyectos se considera una excelente preparación para cargos directivos.
- Liderazgo, proactividad y autogestión: Un Jefe de Proyecto debe ser resolutivo, capaz de asumir responsabilidades e involucrar a los demás en el proyecto. Un “relay de correo” (alguien que solo se limita a coger las peticiones del cliente y reenviarlas al equipo) es una pieza sin valor y absolutamente prescindible en el engranaje del proyecto.
A todas las habilidades anteriormente listadas habría que añadir lo que considero la actitud necesaria en un buen Jefe de Proyecto:
- Asumir la responsabilidad (no se puede escurrir el bulto)
- Sentido común (el menos común de los sentidos)
- Amable, pero firme (“intensidad con una sonrisa” )
- Serenidad bajo presión (“el ojo del huracán”
- Orientado al cliente (siempre tiene la razón)
- Centrado en las personas (y no en los recursos)
- Atención constante a los objetivos (objetivos, objetivos, objetivos)
- Búsqueda constante de problemas y riesgos (cuanto antes mejor)
- Comprensión del contexto (visión de conjunto)
Visto lo visto, uno se podría preguntar quién en su sano juicio querría el puesto de Jefe de Proyecto…Os diría que yo, pero la salud de mi juicio ya ha sido puesta en duda en alguna ocasión… 
. Quizás por eso se da tanto la figura del “Jefe de Proyectos Accidental” (o “te ha tocado el marrón“). ¿Que opináis vosotros?
Yo soy supervisor de cuentas en una agencia de publicidad, pero desde luego voy a enviarle esto a mis padres. Por fin van a entender en qué demonios consiste mi trabajo!.
Janes, me pasa como a tí: A la gente que no está en el mundillo prefiero decirles que trabajo en “cosas de Internet” para no liarlos.
Coincido contigo en que un buen gerente de cuentas se parece mucho a un jefe de proyecto, y en el sector de la publicidad posiblemente puedan asimilarse ambos términos, pues entiendo que se involucra en la creación y supervisión del producto final entregado al cliente. En otros ámbitos, el buen gerente de cuenta no se encarga solo de vender / cobrar, sino también de perseguir los pedidos, informar al cliente, recoger requisitos, “fustigar” al área técnica…No obstante, no se suelen inmiscuir tanto en la implementación del producto, algo que el jefe de proyecto si debe hacer por norma (en sectores como el informático es casi como un desarrollador más, o eso debería).
Muy buena la entrada.
En realidad, en muchas empresas estas tareas las acaban desempeñando los comerciales. Algo que provoca notables problemas.
El jefe de proyecto creo que tiene que ser orientado al cliente, pero teniendo muy claro que el cliente NO siempre tiene la razón. El jefe de proyectos debería poner límite a lo que el cliente pide que entre de más dentro de un acuerdo ya cerrado.
De hecho, dar al cliente siempre la razón, es una mala política a largo plazo. Hay un artículo muy bueno al respecto: Top 5 reasons why “The Customer Is Always Right” is wrong
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Considero que ademas de todos los comentarios adiciono que el Jefe o lider debe se integro y capaz de solucionar problemas con eficiencia y eficacia en todo momento, esto encamina al grupo de trabajo a laborar siempre con los mismos parametros..
!!Saludos desde colombia¡¡
Hola. Soy Jefe de Proyecto en el sector de las TI desde hace 8 años. He viajado por muchos países y me las he visto de todos los colores con los clientes.
Me parece un buen artículo, aunque yo añadiría además que el jefe de proyecto es alguien que debe tener una visión global del proyecto.
Algo tan sencillo es sistématicamente obviado y muchas veces se producen desencuentros y situaciones absurdas sólo por perder la perspectiva del proyecto y centrarse en detalles parciales. Esto es perdonable en los técnicos que sólo pueden ver su parte del trabajo pero no en el coordinador.
El Jefe de Proyecto efectivamente debe ser bueno un muchas áreas en las que sencillamente ni siquiera somos conscientes de que debemos ser buenos (buen organizador, buen estratega, buen psicólogo, buen contable, buen compañero, buen técnico …)
Finalmente acabo señalando una pequeña imprecisión del artículo (a mi modo de ver) que alguien ha apuntado por aquí: el cliente siempre tiene la razón.
En este sector eso es FALSO. Pensad que trabajamos en proyectos singulares, hechos a medida, complejos y caros, donde las especificaciones no están siempre claras. A veces el cliente tiene razón, pero otras veces te encuentras con auténtica mala fe. El cliente te quiere sacar trabajos y suministros GRATIS aplicando la cultura de la queja y cuestionando el producto y los técnicos. Con este tipo de clientes hay que ser muy firme.
Es mejor perder un cliente malo (que se lo quede la competencia) que destrozar un buen proyecto.
Yo diría que “el cliente FIEL siempre tiene razón”. Me parece mucho más acertado.
Bienvenido, Pepote. La visión global queda recogida en el último punto de la actitud (¿aptitud?) necesaria del JdP: Compresión del contexto, visión del conjunto.
Sobre lo de que “el cliente siempre tiene razón”… Jejeje… Reconozco que es una afirmación controvertida que busca no polemizar sino re-examinar las pautas que todos tenemos aprendidas:el cliente no tiene ni idea, el cliente no sabe lo que quiere, el cliente siempre trata de sacar “extras”, el cliente siempre está introduciendo cambios…¿por qué no nos dejará el cliente hacer nuestro trabajo en paz?
. Esa aproximación es muy peligrosa, y aunque tienes razón en que hay veces que uno debe ser firme, es mucho mejor construir relaciones basadas en la comunicación y la negociación que relaciones contractuales.
Algo que mi jefe durante los últimos 6 año me ha recordado, el jefe de proyectos es el responsable de todo, puede ser biene o mal entendido, pero si hay éxitos, el Jefe se lleva los logros, sin embargo, si el proyecto fracasa, el jefe de proyecto es el responsable de todo. Ahora que asumí el lugar de mi Jefe, creo que no haré lo mismo con mis jefes de proyectos.
Hola, he estado leyendo acerca de estos artículos, la verdad es interesante, solo que nunca he tenido un puesto así y me estan ofreciendo una oportunidad de éste índole, la verdad no tengo algún tipo de experiencia en eyo, pero me gustaría aprender del mismo y crecer, pero se que para lleverlo a cabo, se que es adquirir muchas responsabilidades y me gustaría que me dieran un consejo sobre las mismas, de ser así darme tips para ser un jefe de proyecto sigular y superarme en todos los ambitos.
Gracias de antemano.
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