Y al fin y al cabo, ¿Qué es la Gestión de Proyectos? (I)

Como sabéis los habituales, uno de los objetivos que me marqué al iniciar este blog fue emplearlo como repositorio de ideas y como herramienta para organizar mis notas, apuntes, textos… En particular, la gestión de proyectos es un campo en el que me he especializado durante los últimos años y tengo el objetivo de convertir la categoría de Gestión de Proyectos de este blog en un best practices / lessons learned , quién sabe si algún día en algo más…

Repasando hoy lo que llevo escrito, me doy cuenta que he reflexionado bastante sobre la figura del jefe de proyecto, la importancia de la gestión de proyectos en la empresa, pero no me he parado a definir formalmente cuál es el ámbito al que aplican estas reflexiones. Vamos a ello.

En primer lugar hay que distinguir entre los proyectos y las operaciones: Las operaciones son aquellas tareas constantes y repetitivas que se realizan como parte del funcionamiento habitual de la empresa. Vender, atender a los clientes, entregar los bines, comprar, organizar los almacenes, facturar, cobrar, pagar las nóminas, responder al teléfono… Todas estas tareas no son proyectos. El conjunto general de técnicas de la gestión de proyectos pueden ayudar a perfeccionar estas tareas: Podríamos mejorar la gestión del tiempo, los procesos, introducir un control y evaluación de riesgos, aportar técnicas de creatividad, pero insisto: No son proyectos.

Las diferencias fundamentales con los proyectos son que estos:

• Son únicos. Un proyecto consistirá en el desarrollo de un producto, resultado o servicio único y específico.
• Suelen ser nuevos. El proyecto trata de realizar algo que no se ha hecho antes, aunque pueda estar basado en experiencias previas similares.
• Son temporales. Tienen un principio y un fin delimitados, aunque el resultado del proyecto puede perdurar: Por ejemplo, proyectos de puesta en marcha de un departamento, centro o servicio operacional.
• Son progresivos. Se elaboran en fases, pasos o periodos incrementales

La definición de proyecto que hace el PMI no difiere mucho de lo que acabo de contaros: Según este organismo, un proyecto es una empresa temporal encaminada a la creación de un producto o servicio único y específico.

Siendo así, ¿Qué es la gestión de proyectos? La definición más formal sería:

La Gestión de Proyectos es un conjunto de técnicas, conocimientos, habilidades y herramientas encaminadas a planificar tareas que conduzcan a alcanzar los requisitos del proyecto.

Es una definición que engloba muchos matices:

• Conjunto de técnicas, conocimientos, habilidades y herramientas. La Gestión de Proyectos no es un proceso perfectamente definido. Es más, cada profesional tiene enfoques distintos a la hora de gestionar sus proyectos. Unos valoran más el control y el seguimiento mientras que otros se centran en los aspectos de liderazgo y gestión de personas, sin que un método sea mejor que otro. Por otra parte, parte de este conjunto son elementos que uno puede conseguir y aprender a manejar (técnicas, herramientas) mientras que otra parte implica un mayor proceso de aprendizaje y mejora personal (conocimientos, habilidades)
• Planificar. Un proyecto no se gestiona día a día “a ver qué pasa”. No debe ser una sucesión de eventos aleatorios que el Jefe de Proyectos – o en este caso, el apafuegos oficial – debe resolver. Sin lugar a dudas los riesgos existen y las desviaciones ocurren, pero deben ocurrir sobre un camino y un desempeño trazados y planificados, de forma que puedan detectarse lo antes posible y corregirse en base a los plane de contingencia definidos con anterioridad al evento.
• Alcanzar.El proyecto tiene un fin. Los proyectos no pueden eternizarse ni convertirse en elementos operacionales. La duración de un proyecto es algo que vendrá marcado por la naturaleza del mercado, pero típicamente hablamos de periodos entre tres meses y tres años. Si el proyecto tiene una duración menor, probablemente no merezca el esfuerzo organizativo, y si tiene una duración mayor esmás que probable que lo más eficiente sea segmentarlo en varios proyectos enlazados.
• Requisitos.El proyecto tiene un cliente. Este cliente puede ser interno o externo, pero al final se trata de conseguir la máxima satisfacción de este cliente – lo cuál no siempre significa darle lo que él, en un principio, expresó que quería: Muchas veces es labor del Jefe de Proyecto actuar como consultor y conducir al cliente hacia las soluciones que su experiencia dicta como más eficientes y de mayor valor para el mismo.

Hay una definición de la gestión de proyectos que me gusto mucho hace poco: “Hacer hacer”. Conseguir que se haga lo que debe hacerse. Pero esta definición, con su simplicidad directa y aplastante, adolece de los matices anteriores.

En la próxima entrada, para no hacer este post más infumable de lo que ya es, hablaré sobre el marco de trabajo de la gestión de proyectos.