El principio fundamental de la gestión del tiempo…

…es que necesitas tiempo para gestionar tu tiempo. Y este tiempo es el mejor invertido.. Escribidlo todas las mañanas si estáis ante un colapso organizativo personal…

Pero incluso antes de comenzar a gestionar el tiempo, considero absolutamente imposible realizar dicha gestión de forma eficiente si, al menos una vez en la vida, no realiza uno el ejercicio de llevar un control exhaustivo de en qué se le van los minutos. Para ello, os propongo lo siguiente: Casi todos tendréis un cuaderno cuadriculado, una agenda o similar (y si no, siempre podéis usar una hoja excel). Reservad quince páginas para los próximos quince días laborables. En cada página, debes marcar unas 30 o 40 líneas correspondientes a vuestra jornada laboral en incrementos de 15 minutos. Algo así:


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Podéis usar por ejemplo las últimas páginas, para que no os estorben con vuestro uso habitual del cuaderno.

A continuación, realizad una lista de categorías en las que vais a englobar las distintas actividades a las que dedicáis vuestra jornada, clasificándolas en productivas e improductivas. Entre las primeras pueden estar redactar informes, contestar correos, reuniones eficaces…Y en las segundas tomar café, charlar con compañeros, conversaciones telefónicas, navegar por internet, reuniones absurdas…Recordad que este informe es para vosotros, no para vuestro jefe o vuestra empresa. No tiene sentido que os engañéis.

Lo que debeis hacer durante las tres siguientes semanas es, dos o tres veces al día, cada dos o tres horas, rellenar el horario con lo que habéis estado haciendo. Al final de la jornada, antes de iros, sumad las horas en cada categoría. Cualquier actividad de menos de 5 minutos es obviable, pero si en 15 minutos hacemos muchas cosas tendréis que decidir cómo catalógais ese periodo (aunque, por otra parte, si os ocurre eso con mucha frecuencia ya tendréis una pista de lo que está fallando en vuestra gestión del tiempo).

Advertencia: Los resultados pueden ser abrumadores.

Yo lo hice hace unos ocho años, y lo que aprendí me ha acompañado hasta ahora. Creo que tengo el dercho a presumir de que, incluso en las épocas más cargadas en las que ha sido necesario dedicar 16 horas a la jornada, he estado contento con mi gestión del tiempo y nunca he vuelto a tener esa sensación de que los días pasan y no consigo que las cosas realmente importantes se hagan. Todo se lo debo a aquel experimento y a lo que hice en las semanas siguientes.

Por si tenéis curiosidad, los resultados que obtuve en su día es que el 60% de la jornada se iba en actividades improductivas. De ellas, mis dos némesis eran el teléfono y las reuniones sin sentido. Así que diseñé un plan para acabar con estas sanguijuelas de tiempo…

Pero el post ya es muy largo. Os lo cuento otro día…