Gestión de Riesgos y Oportunidades

La gestión de riesgos y oportunidades

¡Hola! ¡Que de tiempo!

Una de las razones por las que he pasado bastante tiempo sin actualizar el blog ha sido una fase de entregas de un bonito proyecto sobre el que espero poder hablaros en su momento (previa autorización expresa del cliente), pero que ha tenido que ver, en uno de sus bloques de trabajo, con la redefinición de procedimientos de una unidad operativa aportando un enfoque basado en la gestión de proyectos. Parece que dentro de poco podré tener unos cuantos casos de estudio que prueban que el concepto es válido. Albricias.

A lo que iba: el nuevo manual de procedimientos ha quedado, a mi juicio, muy bien. Es claro y conciso, y además el trabajo de definición de las distintas funciones de la unidad ha servido como ejercicio para reflexionar sobre la misión, la visión y los objetivos estratégicos de la misma, lo cuál – creo – ha dado un nuevo impulso al equipo en el desarrollo de la unidad y en la consecución de las metas que ellos mismos se han marcado dentro.

Curiosamente, ha habido una sóla función en el que hemos tenido ciertos problemas para llegar a una definición clara y a un conjunto de mejores prácticas aplicables por las personas que la desempeñan, y esta ha sido la gestión de los riesgos y oportunidades que se presentan en el ejercicio tanto de los proyectos encomendados a esta unidad como de los procesos rutinarios y estructurales de la misma.

En primer lugar: ¿Cuál es la diferencia entre un riesgo y una oportunidad? Un consultor te diría, probablemente, que todo problema es una “oportunidad de mejora”, por lo que si identificamos un riesgo (problema), en definitiva estaremos detectando una oportunidad (eliminación del riesgo). Nosotros finalmente optamos por una definición bastante canónica pero que no está extenta de cierta “área gris” entre ambos conceptos: un riesgo es algo que pretendemos evitar, algo para lo que todavía estamos a tiempo de tomar acciones que impidan su aparición, mientras que una oportunidad sería algo que queremos que ocurra, pero que requerirá de ciertas acciones y “empujones” para maximizar las posibilidades de su ocurrencia.

Muy bien, tenemos una bonita definición, pero ¿y como se traduce esto en la gestión de los proyectos?. En lo relativo a lal gestión de riesgos, hay bastante literatura al respecto: se trataría de identificar en una fase tempranalos problemas que pueden surgir y que significarían un desvío en tiempo, coste o funcionalidades; estudiar sus causas raices, definir las acciones que contribuyen a evitar su ocurrencia y reconducir el proyecto e incluir dichas acciones (¡importante!) en la planificación, observando a su vez los nuevos recursos necesarios para su implementación y contemplándolos en el plan general de proyecto (nota: levantad la mano los que tenéis un plan de proyecto formal, en papel o electrónico… Ummmm… Veo pocas manos levantadas…Muy mal, os recomiendo acudir a una empresa especializada en gestión de proyectos :mrgreen:).

Sin embargo me está costando localizar material de calidad sobre la gestión de las oportunidades, algo que parece mucho más complejo y que suele tener tintes más políticos, ya que en este caso hablamos de la aparición de un factor cuya consecución lograría aumentar las funcionalidades del producto, la satisfacción del cliente, o contribuiría a reducir tiempo y costes, por poner algunos ejemplos generales. Pareceria de lógica elemental pensar que si planteamos a la Dirección una serie de medidas que van a permitir reducir tiempo o costes en un proyecto, o añadir funcionalidades a un producto, nos van a poner una medalla por ser tan creativo y buen empleado… Pero lamentablemente no suele ser así. En la mayoría de los casos lo que ve la alta dirección es:

• Reducción de tiempo: Me va a costar recursos.
• Reducción de costes: Vamos a tener que invertir tiempo
• Añadir funcionalidades: Déjate de leches y centrate en los requisitos del cliente, si quieren más funcionalidades que las paguen.
• Mejorar la satisfacción del cliente: eso déjaselo a los comerciales, que a ti te pagamos para que termines el proyecto a tiempo y no te pases del presupuesto.

Aun suponiendo que contemos con una dirección comprensiva y proactiva, hay otro problema importante en la gestión de oportunidades: estamos generalmente entrenados para detectar y evadir los riesgos (al fin y al cabo, el cerebro aprende por el método de prueba-error), pero cuando le pides al personal técnico que detecte oportunidades generalmente te miran como si les pidieses que te trajesen un unicornio azul en el hipotético caso de que vieran uno. Y esto es porque la detección de oportunidades implica, necesariamente, un proceso muy creativo, siendo la creatividad algo “mal visto” generalmente en las empresas, porque si hacemos un brainstorming y lo pasamos bien, ya que la creatividad, que le vamos a hacer, es divertida, parece que estamos de fiesta en vez de trabajando.

Daos cuenta de la salvajada que estoy diciendo, pero que en muchísimos casos es así: las empresas no aprovechan oportunidades y no son creativas e innovadoras porque se supone que el trabajo no debería ser divertido. Frase para rotular en la pizarra y sobre la que reflexionar un buen rato.

En fin, os animo a que incorporéis la gestión de riesgos y oportunidades como un proceso más dentro de la gestión de vuestros proyectos. Y yo por mi parte procuraré compartir mis reflexiones al respecto de vez en cuando, que por hoy ya me ha salido un ladrillo considerable .