Con demasiada frecuencia me encuentro con gente que tiene una fé excesiva en las herramientas. “Recomiéndame una herramienta para gestión de tiempo”, “dime una buena herramienta para gestionar proyectos”, “¿qué herramientas buenas hay para hacer Scrum?”. Como si la herramienta fuera a solucionar todos sus problemas. A ver si me explico: a lo largo de los años he ido construyéndome un buen set de herramientas de mecánica y bricolaje, pero el pasado fin de semana monté una estantería del Leroy y me quedó torcida. Por muy buenas que sean las herramientas, sigo siendo un manazas.
Y es que una herramienta es solo un complemento para hacer la vida más fácil y más productiva a aquel que ya sabe cómo deben hacerse las cosas. Posiblemente un maestro del bricolaje sea capaz de montar una estantería perfecta usando una moneda de euro como destornillador y una piedra como martillo. Lo contrario, un manazas con las mejores herramientas, no es aplicable.
Y sin embargo, cuando uno comienza a entender los rudimentos de la materia, una buena herramienta es un bien precioso. Eso me está pasando con SugarCRM. Hasta ahora había trasteado algunas veces con la herramienta en instalaciones para terceros, pero no le veía sentido para mi. De hecho, hace poco en una reunión de emprendedores del sector del software preguntaron cuántos usaban un CRM. La mayoría usaban Outlook como única herramienta, unos pocos usaban algún servicio on-line y otros pocos precisamente Sugar.
Eso me hizo pensar que, dado que el objetivo fundamental de este año es mejorar la gestión comercial, no sería mala idea comenzar a usar un CRM. Y allá que hemos ido con Sugar.
La primera impresión que puedo contaros es: ¿por qué leches no lo hicimos antes? . Hasta ahora, iban surgiendo nombres a los que llamar algún día, ofertas que se lanzaban y que nunca seguíamos (por vergüenza, dejadez o convencimiento de que no había nada que hacer), contactos a los que no manteníamos regularmente informados de nuestras operaciones… Porque al final todas esas cosas las vas dejando en algún rincón de tu cabeza, y el cerebro (que es muy jodío, el maldito) tiene tendencia a ir archivando bajo montones de escombros todas aquellas cosas que escapan a tu zona de confort. Y luego nos sentábamos a llorar “¡Que dificil es conseguir nuevos clientes!“.
Ahora es francamente complicado evadirse, porque cuando abres Sugar todo está ahi: las llamadas que tienes pendientes, las personas a las que hay que convertir en contactos, las oportunidades lanzadas con sus cifras de negocio y sus fechas límite. Después de cada reunión, se archivan los leads o nuevas tomas de contacto a realizar, las oportunidades surgidas, las tareas de seguimiento futuro…Y cuando empiezas a ver las cosas en forma de negocio potencial…Pues eso motiva. Obtienes además un rumbo bastante definido (el panel de inicio lista las tareas inconclusas, las llamadas pendientes, los contactos) y comienzas a obtener datos muy interesantes sobre cosas como de dónde vienen tus clientes (eventos, web, relaciones personales, clientes recurrentes), cuanto dinero realmente facturas de cada fuente, qué cuentas te están requeriendo más atención, el ratio de esfuerzo vs ventas, que tasa de éxito tienes según el perfil…
Huelga decir que toda esta información tiene un valor incalculable a la hora de planificar el crecimiento de la empresa, detectar áreas de mejora o escribir el bisnisplan.
Otras cosas que te permite Sugar es ir almacenando poco a poco la gigantesca (y cuasi-inutil, o al menos poco productiva) base de datos de contactos del Outlook de cada uno en una base de datos SQL común…Y cuando tienes una base de datos y un servidor de aplicaciones, las posibilidades son infinitas: mailings electrónicos por perfil de cliente, remesas de cartas comerciales, todo tipo de informes y estadísticas a medida, imprimir automáticamente los christmas navideños 
…
No digo que muchas de estas cosas no se puedan hacer con Outlook y Office (combinar correpondencia), pero realmente no me apetece entrar en el debate “montar un ERP vs hacer las cosas en Excel”. Supongo que los sistemas empresariales es algo a lo que se llega con el tiempo y la madurez, y cada casa es un mundo: habrá empresas en las que merezca la pena y otras en las que no. Luís podría hablar mucho de esto, supongo.
Todavía tenemos que explorar muchas facetas: creación de campañas específicas y estudio de lo que funciona y lo que no, creación de dahslets personalizados con la información que realmente nos interesa, . Y por ser honestos, hay algunos bugs en la 5.0.0 que deberíamos ir puliendo poco a poco (problemas para editar las listas desplegables o para crear nuevos elementos desde ventanas pop-up…Cositas tontas, al fin y al cabo) y tenemos ciertos problemas de rendimiento corriendo sobre Xampp (posiblemente con la pila de Bitrock vaya mejor, y sobre una máquina dedicada Linux ya ni os cuento).
¿He mencionado que es GPL y gratuito? 
Guau!, me siento un “herrero” no ya con cuchara de palo, sino con sólo un “palo” directamente (conocido también con el nombre de Excel)
Vaya despliegue de medios Ángel – por lo que deduzco lo tenéis “in-house” e incluso lo “toqueteais”
Ahora pensando en dar “el salto”, tengo algunas preguntas:
1) ¿Es posible tenerlo en un servidor externo y gratis? (tipo Zoho)
2) En el caso de que haya que instalarlo “in-house”, no me veo instalando sistemas operativos, servidores de aplicaciones , Web, base de datos, tuneando todo,… ¿Se puede descargar en un entorno virtualizado y que sea utilizable?
Gracias!
Por partes:
*) Sí, lo tenemos in-house y lo toqueteamos aunque con prudencia. Si no está roto, no lo arregles.
*) Creo que sugar quería sacar un SaaS. Bichea un poco a ver. Por otra parte, para tenerlo alojado solo necesitas un PHP+MySQL normal de cualquier alojamiento. Evidentemente, si quieres tunearlo para mejor rendimiento es mejor que la máquina sea toqueteable o directamente tuya. Nosotros además queríamos poder usarla incluso sin conexión a Internet (aparte del yuyu a que los datos de cliente estén en un servidor ajeno, que ya se que es una chorrada, pero en fin).
*) SugarCRM trabaja con el fantabuloso sistema Stacks de mi amiguete Dan…Digooo…De la fantabulosa empresa BitRock. Te bajas el instalable y te monta Apahe, MySQL y SugarCRM todo de una tacada. Para moñardas total
*) Se vende consultoría, oiga… Que se acaba, marujaaa!!
Gracias Ángel. Desde Jumpbox te lo puedes bajar “plug and play” – ya lo he instalado en mi portátil y lo estoy trasteando un poco. No se monta en dos tardes (me refiero a configurarlo para que sea operativo para varias personas) por lo que estoy viendo pero parece muy potente.
El enlace:
http://www.jumpbox.com/jumpbox-for-the-sugarcrm-crm-system
Se me olvidaba: tienes que tener el VMWare player (gratuito) instalado
A mí ya me parece cojonudo Sugar por lo poco que lo he mirado. Además no soy comercial así que supongo que los que lo sean le verán muchas más virtudes.
Con estos sistemas tengo ciertas paranoias respecto a su integración, me explico:
Tú le vendes a un cliente un CRM, le va de muerte, súper contento y tal, de repente comenta que necesita una serie de aplicaciones que no están incluidas en el CRM. Resulta que hay otro producto que sí tiene esas aplicaciones y que es perfecto para el cliente.
Esa integración puede suponer: más infrastructuras, más bases de datos a administrar, más incompatibilidades, máyor gasto en la integración del look&feel, una cantidad de problemas considerable a la hora de actualizar las plataformas (y si tienen módulos o plugins adicionales ni te cuento), etc …
Preferiría, por tanto, un sistema que incluyese la mayor cantidad de funcionalidades posibles de serie y desactivarlas, o bien una buena plataforma de base ampliable con módulos del propio fabricante.
Aún no he encontrado nada serio. Y las soluciones específicas ERP, CRM, BPM, CMS, Gestión documental no me gustan por eso, por si llega el momento de que se quedan “cortas”
En fin, imagino que el tema de las necias migraciones daría para escribir tanto que no se acabaría nunca. No sé si alguien comparte estas inquietudes …
Saludos y perdón por el rollo.
Jo.. Toni, tú quieres la piedra filosofal
La mayor parte de los ERPs suele tener, aparte del núcleo central que le da nombre, módulos para ampliar funcionalidades, sobre todo en CRM. El BPM, CMS/GD ya suelen venir “incrustados” – al final, como siempre, depende de las funcionalidades requeridas – por lo que comentas deben ser muy altas
Bueno, eso deberían ser buenas noticias para el consultor de implantación… Salvo que el “consultor de implantación” sea interno y cobre lo mismo esté enmarronado o no…
Hace tiempo estuve curioseando el Sugar y personalmente me convencía más el vTiger, al menos en un primer y segundo vistazo creo que tiene más posibilidades (la parte de gestión documental creo que flaquea en Sugar, si mal no recuerdo) y además no tiene la extraña política de licencias de Sugar, es completamente free open source.
En Alanta yo puse vTiger, alojado en un servidor compartido de esos que hay tantos. Es un fork de Sugar hecho por unos indios (de la India), totalmente libre, y está muy bien.
Estimado:
Creo que hay una confusion garrafal.
La GPL, indica que el producto bajo su licenciamineto debe ser LIBRE, no gratis.
No confunda la libertad con cervezas gratis.
Es software libre.
Pedro:
¿A qué parte del artículo te refieres? No localizo la “garrafal confusión” que comentas…
Las licencias de GPL3 de sugarcrm son “libres” lo que permite el acceso al código. La herramienta es excelente pero hemos visto muchos casos en el que el desarrollador hace lo que puede sin conocer la aplicación en sí y crea errores que no se perciben hasta su uso. En cuanto a las diferencias entre SugarCRM y Vtiger la fundamental es que en SugarCRM puedes pasar de usar la versión “Community” a la Profesional, en donde podrías ampliar la funcionalidad y obtener soporte.
En cuanto a la implementación el éxito de la misma se basa mas en el equipo consultor, SugarCRM es una gran herramienta pero hay que conocerla muy bien para sacarle el mayor provecho, esto pasa con cualquier herramienta enterprise, por ello hayq ue asegurarse de que el implantador tenga mucha experiencia probada.
“hemos visto muchos casos en el que el desarrollador hace lo que puede sin conocer la aplicación en sí y crea errores que no se perciben hasta su uso”
Eso se podría decir de cualquier producto de software libre, y casi de cualquier desarrollo software, ¿No?
. Por otra parte, espero que lo del “desarrollador que hace lo que puede y comete errores” no lo digas por mí.
Lo mismo ocurre con lo que comentas acerca de que para sacar el máximo partido de una herramienta hay que conocerla muy bien. Como tu mismo dices, es algo que se puede aplicar no ya a cualquier herramienta Enterprise, si no a cualquier herramienta
He probado sugar y vtiger, entendiendo por probar, modificar partes importantes de cógido, por ejemplo, en vtiger más de 60 modificaciones de archivos, con más de 500 líneas de código, tienen sus pros y sus contras, eso sí, para una verdadera implementación hay que meterlos en Linux, por supuesto, y no hay que ir al configurador, en vtigar en lamentablemente escaso y poco funcional. Y, ese es mi problema, no se aún cual es la mejor opción, vtger es más elegante, más rápido y posiblemente más funcional, tiene muchas posibilidades interesantes, pero sugar, sugar siempre pormete, la comunidad de desarrolladores es más potente, y eso vale mucho, no os haceis idea.
He tenido que escoger definitavemente vtiger pero se que me tocará trabajar mucho más a medio plazo.
could also work for vtiger ?