Con demasiada frecuencia me encuentro con gente que tiene una fé excesiva en las herramientas. “Recomiéndame una herramienta para gestión de tiempo”, “dime una buena herramienta para gestionar proyectos”, “¿qué herramientas buenas hay para hacer Scrum?”. Como si la herramienta fuera a solucionar todos sus problemas. A ver si me explico: a lo largo de los años he ido construyéndome un buen set de herramientas de mecánica y bricolaje, pero el pasado fin de semana monté una estantería del Leroy y me quedó torcida. Por muy buenas que sean las herramientas, sigo siendo un manazas.
Y es que una herramienta es solo un complemento para hacer la vida más fácil y más productiva a aquel que ya sabe cómo deben hacerse las cosas. Posiblemente un maestro del bricolaje sea capaz de montar una estantería perfecta usando una moneda de euro como destornillador y una piedra como martillo. Lo contrario, un manazas con las mejores herramientas, no es aplicable.
Y sin embargo, cuando uno comienza a entender los rudimentos de la materia, una buena herramienta es un bien precioso. Eso me está pasando con SugarCRM. Hasta ahora había trasteado algunas veces con la herramienta en instalaciones para terceros, pero no le veía sentido para mi. De hecho, hace poco en una reunión de emprendedores del sector del software preguntaron cuántos usaban un CRM. La mayoría usaban Outlook como única herramienta, unos pocos usaban algún servicio on-line y otros pocos precisamente Sugar.
Eso me hizo pensar que, dado que el objetivo fundamental de este año es mejorar la gestión comercial, no sería mala idea comenzar a usar un CRM. Y allá que hemos ido con Sugar.
La primera impresión que puedo contaros es: ¿por qué leches no lo hicimos antes? . Hasta ahora, iban surgiendo nombres a los que llamar algún día, ofertas que se lanzaban y que nunca seguíamos (por vergüenza, dejadez o convencimiento de que no había nada que hacer), contactos a los que no manteníamos regularmente informados de nuestras operaciones… Porque al final todas esas cosas las vas dejando en algún rincón de tu cabeza, y el cerebro (que es muy jodío, el maldito) tiene tendencia a ir archivando bajo montones de escombros todas aquellas cosas que escapan a tu zona de confort. Y luego nos sentábamos a llorar “¡Que dificil es conseguir nuevos clientes!“.
Ahora es francamente complicado evadirse, porque cuando abres Sugar todo está ahi: las llamadas que tienes pendientes, las personas a las que hay que convertir en contactos, las oportunidades lanzadas con sus cifras de negocio y sus fechas límite. Después de cada reunión, se archivan los leads o nuevas tomas de contacto a realizar, las oportunidades surgidas, las tareas de seguimiento futuro…Y cuando empiezas a ver las cosas en forma de negocio potencial…Pues eso motiva. Obtienes además un rumbo bastante definido (el panel de inicio lista las tareas inconclusas, las llamadas pendientes, los contactos) y comienzas a obtener datos muy interesantes sobre cosas como de dónde vienen tus clientes (eventos, web, relaciones personales, clientes recurrentes), cuanto dinero realmente facturas de cada fuente, qué cuentas te están requeriendo más atención, el ratio de esfuerzo vs ventas, que tasa de éxito tienes según el perfil…
Huelga decir que toda esta información tiene un valor incalculable a la hora de planificar el crecimiento de la empresa, detectar áreas de mejora o escribir el bisnisplan.
Otras cosas que te permite Sugar es ir almacenando poco a poco la gigantesca (y cuasi-inutil, o al menos poco productiva) base de datos de contactos del Outlook de cada uno en una base de datos SQL común…Y cuando tienes una base de datos y un servidor de aplicaciones, las posibilidades son infinitas: mailings electrónicos por perfil de cliente, remesas de cartas comerciales, todo tipo de informes y estadísticas a medida, imprimir automáticamente los christmas navideños 
…
No digo que muchas de estas cosas no se puedan hacer con Outlook y Office (combinar correpondencia), pero realmente no me apetece entrar en el debate “montar un ERP vs hacer las cosas en Excel”. Supongo que los sistemas empresariales es algo a lo que se llega con el tiempo y la madurez, y cada casa es un mundo: habrá empresas en las que merezca la pena y otras en las que no. Luís podría hablar mucho de esto, supongo.
Todavía tenemos que explorar muchas facetas: creación de campañas específicas y estudio de lo que funciona y lo que no, creación de dahslets personalizados con la información que realmente nos interesa, . Y por ser honestos, hay algunos bugs en la 5.0.0 que deberíamos ir puliendo poco a poco (problemas para editar las listas desplegables o para crear nuevos elementos desde ventanas pop-up…Cositas tontas, al fin y al cabo) y tenemos ciertos problemas de rendimiento corriendo sobre Xampp (posiblemente con la pila de Bitrock vaya mejor, y sobre una máquina dedicada Linux ya ni os cuento).
¿He mencionado que es GPL y gratuito? 
