Tal como prometí, la continuación del artículo sobre la realización de Brainstormings.

Nos quedamos al final de la fase de creación: Las ideas han ido surgiendo y se han ido anotando…Es importante insistir en que, si bien debe establecerse un límite horario, es igualmente importante fijar un objetivo cuantitativo, y mi consejo es fijarlo en el orden de los cientos de ideas. A veces no será posible, sobre todo cuando el objetivo de la sesión esté muy delimitado o el campo sea muy específico, pero es bueno marcarse objetivos ambiciosos.

Otra cosa que se me olvidó comentar en el artículo anterior: Invitad a gente de fuera. Los miembros de un grupo, equipo o Departamento pueden estar muy retroalimentados entre ellos con la misma información. Traer a personas de fuera – incluso mejor si no tienen ningún conocimiento sobre la materia – estimulará el proceso creativo. Además, el cruce de experiencias y conocimientos durante la fase de destilación puede ser crucial si de lo que se trata es de innovar.

Pasemos pues a la destilación. Durante esta fase, procuraremos no solo identificar las buenas ideas, sino ver qué podemos aprovechar de las que se descarten e incluso generar nuevas ideas derivadas de las que ya existen.

Al igual que en la fase anterior, existen unas reglas de obligado cumplimiento:

• ANOTAR LOS CRITERIOS DE VALORACIÓN: Usar frases comenzando con “Debería”, “Sería deseable”, “Es necesario que”. Esto nos servirá para evaluar las ideas de forma homogenea y no arbitraria.
• IDENTIFICAR GRUPOS O CATEGORÍAS DE IDEAS: Para esto, los mapas mentales son fenomenales. Si además habéis seguido mi consejo de usar post-it, podréis ir moviendo las ideas hacia las zonas del mapa a las que pertenezcan.
• REVISAR TODAS LAS IDEAS: Por extrañas, pequeñas o absurdas que parezcan, ninguna idea debería quedar si evaluar. Dedicadle al menos un minuto a cada una.Si, ya lo se, cien ideas a un minuto cada una son cien minutos…Nadie dijo que la creación de buenas ideas, de esas que marcan la diferencia, fuese rápida. Si queréis ideas rápidas y baratas, buscad algo en google… (*)
• CLARIFICAR LAS IDEAS Y LO QUE SIGNIFICAN: Durante la fase de creación dijimos que no valía criticar ni hacer preguntas. Ahora es el momento. ¿Que ha querido decir la persona que ha propuesta esa idea? ¿En qué funcionamiento estaba pensando exáctamente? ¿Cómo piensa que se implementaría?
• USAR FRASES CONSTRUCTIVAS, NO DESTRUCTIVAS: Si os dedicáis a reiros de los que han propuesto las ideas más absurdas, solo lograréis coartar el proceso creativo. Por otra parte, si no sois constructivos con una idea podríais dejar pasar algún aspecto de la misma que os de la clave de lo que andais buscando… Algunas frase de estimulo podrían ser:
  • ¿Qué se podría hacer con esto?
  • ¿Cómo podría modificar esto para aplicarlo a un nuevo uso?
  • ¿Qué pasaría si se cambiase esto de alguna manera?
  • ¿Qué cambios podríamos introducir para provocar mayor atención?
  • ¿Por qué no arriba en vez de abajo?
  • ¿Qué podríamos eliminar?
  • ¿Qué se conseguiría si alteramos el orden?
  • ¿Cuáles son las cosas opuestas?
  • ¿Por qué no podría tener menos partes?
  • ¿Y si dijésemos esto al revés?
• CLASIFICAR O PUNTUAR: Usar un baremo, bien con calificativos (excelente, interesante, no aprovechable) o con puntos (cero a cinco, cero a diez)…
• ELIMINAR CONSENSUADAMENTE LAS IDEAS QUE NO SEAN UTILIZABLES: Cuando una idea no vale, no vale. Hay que intentar exprimirlas y luego pasar a la siguiente. Pero si alguien piensa que la idea no es tan mala, quizás tenga razón. Preservadla hasta el final, cuando hagáis una segunda o tercera criba. Solo deberían eliminarse las ideas a las que todos penséis que no se le puede sacar más partido.

Con toda esta información, es recomendable que el coordinador de la sesión realice un pequeño memorandum en el que explique el objetivo, los participantes, las áreas de ideas exploradas y las mejores que se han obtenido. Este tipo de documentos ayudan a demostrar a las organizaciones la utilidad del Brainstorming como técnica productiva.

(*) Esta frase me recuerda a una similar aparecida en una tira cómica protagonizada por Dogbert: “Puedo darle buenos consejos por una tarifa de 60.000$…También puedo darle malos consejos al precio reducido de 40.000$”

Se abusa demasiado de este término. Cada vez que se juntan cuatro personas a discutir, pensar o darle vueltas a una idea, es que hemos estado de brainstorming. Pero si nos ponemos académicos, este término se refiere a una técnica concreta para estimular el proceso creativo y, como tal, tiene ciertas reglas y procedimientos. Voy a reflejar aquí las que a mi me constan y que he empleado, lamentablemente, en muy poquitas ocasiones (porque las empresas no suelen prestarse a estas frivolidades, fijate ellas que serias ) pero en todas ellas con resultados espectacularmente buenos – ya ves, lo que son las cosas ;-).

Ante todo, es necesario que una persona dirija la sesión. Solo en grupos que ya están muy acostumbrados a la mecánica del brainstorming aconsejaría prescindir de esta figura. El siguiente principio básico de un brainstorming (tormenta de ideas, para los puristas del idioma) es dividir la sesión en dos partes. Tres si lo hacéis con calentamiento.

Un calentamiento consistiría en hacer unas cuantas listas de prueba que no tengan nada que ver con el objetivo de la sesión. Por ejemplo, empezar nombrando cincuenta marcas de comida. Luego seguir con cincuenta prendas de ropa, cincuenta marcas de coche…¿Os acordáis del un-dos-tres? . Da igual si se consigue llenar la lista o no, se trata solo de difuminar un poco la consciencia, comenzar a disociar las ideas y calentar un poco las neuronas.

A continuación hay que centrar el concepto de la sesión: ¿Por qué estamos aquí? ¿Qué queremos conseguir? Para no perder el foco, recomiendo reservar una pizarra o papelógrafo en el que ir realizando un mapa mental de la sesión.

Pasaríamos entonces a la primera fase del brainstorming: La fase de creación. Durante esta fase, todo vale. La cantidad vale más que la calidad. Se trata de fijar un número determinado de ideas (100, 200, 300…) e ir nombrando todas las que se nos vayan ocurriendo, por absurdas o inconexas que nos parezcan. Hay una serie de reglas que es importante cumplir:

• TODO VALE: Da igual lo absurdas que parezcan las ideas. Precisamente cuando se agotan las respuestas convencionales es cuando empieza el proceso creativo.
• CANTIDAD ANTES QUE CALIDAD: Lo importante en esta fase es generar muchas ideas, agotar el saco de las preconcebidas, las lógicas y las evidentes
• PROHIBIDO CRITICAR: Las ideas no se critican. Todas las ideas valen lo mismo. No se permiten comentarios negativos:
  
  • Eso no funcionaría
  • Seamos serios
  • Vaya tontería
  • Esto no sirve para nada
  • No tenemos personal / tiempo / recursos / presupuesto para eso

• ESTIMULAR/VALORAR LO DIFERENTE Y EXTRAÑO: Frente al punto anterior (no criticar), el contrapunto es precisamente premiar e incentivar las ideas que más se salgan de la senda habitual de pensamiento
• ROBAR IDEAS: No solo se permite, sino que se estimula y se premia el copiar las ideas de otros dándole otros matices
• TRABAJO EN EQUIPO (NO HAY “PADRES”): El director de la sesión debe conducir la misma y procurar que todo se haga según las reglas, pero ahi acaba su autoridad. No es su labor reñir a los que se saltan las reglas oi los que menos participan. Es el equipo el que debe tomar esa labor.
• ORGANIGRAMA PLANO (NO HAY “JEFES”): Si los integrantes del equipo están cohibidos porque hay Jefes en el mismo y no quieren discutir con ellos, contradecirles o temen parecer ridículos ante ellos, es preferible que los Jefes no participen. Lo ideal es que reine un clima de equipo y organigrama plano.
• TODOS PARTICIPAN (100% ENERGÍA): El equipo debe procurar estimular a los que más les cueste arrancar. Típicamente, al principio habrá personas que contribuyan poco, pero si logran saltar la barrera mental, se convierten en colaboradores al cien por cien.
• TRABAJO EN CÍRCULO: Si en un momento dado la sesión se atasca, repasar desde el principio las ideas generadas y tratar de generar nuevas ideas basadas en ellas o como combinación de varias.
• TOMAR NOTA DE TODO: Es responsabilidad del director de la sesión ir tomando notas de todas las ideas. Tambien es recomendable ir identificando areas o grupos de afinidad, para lo cuál es muy util usar el mapa mental que mencionaba al principio. Una técnica muy buena para esto es lo que los americanos llaman COW: Cards On the Wall, o sea, usar post-its u otro tipo de medio para anotar las ideas e ir pegándolas en la pared, lo cuál permite ir moviéndolas de sitio para acercarlos a grupos o areas de similitud.

Seguimos en otro post con la siguiente fase: La destilación…

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